Haagse sportverenigingen profiteren door gezamenlijke inkoop
door: Sportsknowhow XL/Bas Kammenga | 24 maart 2022
Sportverenigingen in de gemeente Den Haag kunnen financieel vitaler worden door de handen ineen te slaan bij gezamenlijk inkopen. Door samenwerkingen aan te gaan met andere verenigingen kunnen kosten worden bespaard. Door goede voorbeelden te bewerkstelligen stimuleert de gemeente andere verenigingen om ook mee te doen.
Jim Raaff is een van de negen sportconsulenten bij de gemeente Den Haag en verantwoordelijk voor het thema financiën bij de uitvoering van het Haags Sportakkoord. Dat vervolgens gebaseerd is op het landelijke Sportakkoord. “In lijn met het landelijke traject hebben we op het gebied van sponsoring een online toolkit,” vertelt Raaff. “Daarnaast willen we clubs vitaler maken op het gebied van financiën. Om de twee jaar verrichten we een vitaliteitsonderzoek bij alle verenigingen. We zagen dat er veel winst te behalen is door gezamenlijk in te kopen. Deze praktijk staat binnen onze gemeente nog in de kinderschoenen. Bij het eerste interne overleg bleek dat geen enkele club aan gezamenlijk inkopen doet. Het is in onze ogen een gemiste kans.””We proberen binnen de gemeente de onderlinge samenwerking te bevorderen. De clubs kunnen er zelf financieel beter van worden”
Onderzoek
Om de behoefte binnen de clubs op een gedegen wijze in kaart te brengen, werd de samenwerking met het Mulier Instituut gestart. “We hebben samen een onderzoeksopzet gemaakt om achter de behoefte van verenigingen te komen en om aan de andere kant te peilen of verenigingen open zouden staan om daadwerkelijk samenwerkingen aan te gaan en mee te doen aan een pilot.”
Het onderzoeksrapport van het Mulier Instituut leverde inzicht op in een aantal succesfactoren door te kijken naar eerdere samenwerkingen op inkoop. “Er is ooit al een pilot geweest via NOC*NSF,” licht Raaff toe. “En in het zuiden van het land is er ook een succesvolle ‘proeftuin’ geweest. Dit bevestigt dat er best veel winst valt te behalen door de handen ineen te slaan. Groter inkopen kan de prijs gunstig beïnvloeden. We proberen binnen de gemeente de onderlinge samenwerking te bevorderen. De clubs kunnen er zelf financieel beter van worden.”
Belemmeringen
In theorie kan groter inkopen in de prijs schelen, maar bij de inkoop spelen ook andere argumenten dan alleen economische. Raaff: “Een van de conclusies in het onderzoek is dat het vooral kan werken bij producten met weinig ‘sentiment’ onder de leden. Daarbij moet je denken aan producten en diensten op het gebied van afval, hygiëne, energie (gas, water, elektra – red.), schoonmaak, onderhoud en verduurzaming van de sportaccommodatie.”
Op het gebied van sportkleding, eten en drinken, ‘overige merken’ in de kantine en vergoedingen voor personeel is minder ‘winst’ te behalen. “Er wordt geadviseerd daar niet ‘aan te zitten’,” memoreert Raaff. “Vrijwilligers en leden hechten emotionele waarde aan die merken. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat de betrouwbaarheid en kwaliteit van leveranciers belangrijker zijn dan de prijs. De betrouwbaarheid heeft daar een meerwaarde boven een klein prijsverschil.””Clubs zullen waarschijnlijk niet meteen langjarige contracten aangaan voor iets dat nog in de kinderschoenen staat”
Inspireren
De rol van de gemeente ligt vooral in het faciliteren en inspireren. “Verenigingen zijn zelf verantwoordelijk voor hun inkoop en het mandaat om veranderingen hierin door te voeren. De tijd en expertise ontbreekt vaak binnen een vereniging. Door corona heeft dit onderwerp de afgelopen twee jaren niet de hoogste prioriteit gehad. We zijn het gesprek over samen inkopen gestart met zestien clubs. Uit die groep is een focusgroep geformeerd. Het ligt voor de hand dat deze deelnemende clubs een rol krijgen in een eerste pilot.”
De weg van de geleidelijkheid zal worden gekozen in de verdere aanpak. “Het advies is om in klein verband op te starten en te beginnen voor een kortere tijdsduur. Clubs zullen waarschijnlijk niet meteen langjarige contracten aangaan voor iets dat nog in de kinderschoenen staat. Het vergt ook een aanpassing in de werkprocessen. De alledaagse praktijk is dat op routine vaak bepaalde producten door een vrijwilliger worden bijbesteld om de voorraad op orde te houden of diensten automatisch worden verlengd.”
Accommodaties
Samenwerkingen op het gebied van accommodaties zijn overigens al wel aan de orde van de dag binnen Den Haag. Bij de regelingen Stimulering Bouw en Onderhoud van SportAccommodaties (BOSA) en Investeringssubsidie Accommodaties Sportverenigingen (IAS) worden clubs al aan elkaar gekoppeld als een bepaalde financiële drempel niet wordt gehaald. “Een samenwerking kan al lonen vanaf drie verenigingen. Vaak is een eerste gezamenlijke deal de opmaat naar verdere samenwerking. Voor clubs die op één complex liggen, is het logischer om samen te werken dan voor verenigingen die twintig kilometer uit elkaar liggen.”
Er is een duidelijk verschil tussen de binnen- en buitensporten. “Binnensporters zijn vaker gebruikers die ruimte huren van de gemeente, terwijl buitensportverenigingen vaak een eigen accommodatie hebben. Vooral verenigingen met een eigen accommodatie kunnen profiteren van besparingen op energie, bouw en onderhoud. Voor de binnensporten geldt dat ze vooral te maken hebben met de inkoop van de producturen die emotionele waarde hebben, zoals sportkleding. Uiteraard zijn grote vereniging met veel leden het meest interessant om als eerste te betrekken.””Als we straks een concreet groot besparingsvoorbeeld kunnen laten zien, zal dat andere clubs in Den Haag ook weer aanmoedigen te starten met een samenwerking”
Vervolgstappen
De gemeente Den Haag heeft als uitgangspunt dat de adviezen in het rapport leidend zullen zijn voor het vervolg. “Nog in dit jaar – in 2022 – zullen we bekijken hoe we er vervolg aan kunnen geven. Eerst door laagdrempelig met verenigingen in gesprek te gaan over het onderwerp in een bijeenkomst waar de inkomsten en uitgaven inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Vervolgens zullen we aan de hand van hun behoeften verder werken naar een concrete eerste pilot. We hopen dat daaruit vervolgens enkele ‘good practices’ naar voren komen. Als we straks een concreet groot besparingsvoorbeeld kunnen laten zien, zal dat andere clubs in Den Haag ook weer aanmoedigen te starten met een samenwerking.”
Voor meer informatie: Gezamenlijk inkopen Haagse sportverenigingen (onderzoeksrapport Mulier Instituut)